Tietosuojaseloste
1.1.2025
Tämä tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja sisältää Reson Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin rekisteriselosteen selityksineen.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Reson Oy, (1894557-1)
Annankatu 16 B 27, 00120 Helsinki
Rekisteriä koskevissa asioissa yhteys henkilöön:
Herkko Hietanen herkko.hietanen@reson.fi +358 50 3841634
1. Rekisterin kuvaus
Reson Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.
2. Rekisteröidyt
Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja yrityksen:
- Verkkosivuston käyttäjistä
- Asiakkaista
- Prospekteista, eli potentiaalisesta asiakkaasta
- Muista yhteistyökumppaneista
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
| Rekisteröityjen ryhmä | Käsittelyn tarkoitus | Käsittelyperuste |
|---|---|---|
| Verkkosivuston käyttäjät | 1. Tilausten ja toimeksiantojen käsittely, toteuttaminen, ylläpito, laskuttaminen sekä kehittäminen. 2. Rekisterinpitäjä kerää tietoja myös asiakkaan tunnistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi. Rekisterinpitäjä kerää tietoja keskeneräisistä tilauksista, mikä mahdollistaa asiakkaalle kesken jääneen tilauksen jatkamisen toisella kerralla. 3. Rekisterinpitäjä voi myös ohjeistaa asiakasta kesken jääneen tilauksen loppuunviemiseksi. | 1. Sopimus, kun kohteena sopimusta edeltävät käsittelytoimet, sekä Rekisterinpitäjän oikeutettu etu 2. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu 3. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu |
| Asiakkaat | 1. Tilausten ja toimeksiantojen käsittely, toteuttaminen, ylläpito, laskuttaminen sekä kehittäminen. 2. Asiakassuhteiden hoito, kehittäminen ja markkinointi rekisterinpitäjän palvelussa. Rekisterinpitäjä kerää tietoja myös asiakkaan tunnistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi. | 1. Sopimus 2. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu |
| Prospektit | Myynti ja markkinointi osana liiketoiminnan harjoittamista. | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu |
| Muut yhteistyökump panit | Ammatillinen verkostoituminen ja yhteydenpito sekä erikseen sovitut yhteisprojektit. | Sopimus/Rekisterin pitäjän oikeutettu etu |
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
| Tiedot | Verkkosivuston käyttäjä | Asiakas | Prospekti | Muu yhteistyökumppani |
|---|---|---|---|---|
| Nimi | x | x | x | x |
| Puhelinnumero | x | x | x | x |
| Sähköpostiosoite | x | x | x | x |
| Kotiosoite (osoite, postinumero ja -toimipaikka) | x | x | x | x |
| Henkilötunnus | x | x | ||
| IP-osoite | x | |||
| Tieto sosiaalisen median profiileista | x | x | ||
| Tilinumero ja pankkiyhteys | x | x | ||
| Työtehtävät | x | x | ||
| Yritys | x | x | x | x |
| Lähetetyt ja vastaanotetut viestit | x | x | x | x |
| Muut käyttäjän viesteissä luovuttamat henkilötiedot | x | x | x | x |
5. Käsittelyn kesto
Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen käsitelyn kesto riippuu asiayhteydestä ja käsittelylle määritellystä tarkoituksesta.
Säilytämme asiakkuuteen liittyviä tietoja vähintään 5 vuotta asiakkuuden päättymisestä palvelujemme luonteeseen liittyvien velvoitteiden johdosta. Myös lainsäädäntö, kuten asiakkaan tuntemista koskeva sääntely, vaikuttaa käsittelyn kestoon.
Muiden yhteistyökumppanien tietoja säilytetään toistaiseksi.
Markkinointitarkoituksessa kerätyt tiedot poistamme säännöllisesti.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: office@reson.fi.
Tarkistusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin sinusta tallentamamme henkilötiedot ja saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi.
Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä välisemme sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (esim. toimeksiantosopimus) tai milloin käsittely on välttämätöntä meitä koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi (esim. veronmaksuvelvollisuus).
Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä, sinulla on
oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen).
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, ettärikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään joko niin, että rekisteröity itse toimittaa tiedot tai siten, että ne kerätään havainnoimalla rekisteröidyn käyttäytymistä palvelussamme. Osa tiedoista saadaan myös keräämällä yhteystietoja julkisista lähteistä tai hankkimalla niitä kaupallisista lähteistä
myyntiä ja markkinointia varten.
8. Käyttämämme käsittelijät
Käytämme Googlen ja HubSpotin pilvipalveluita rekisterin ylläpitoon. Nämä tahot siis käsittelevät henkilötietojasi meidän lukuumme.
Käytämme myös ulkoistettuja assistenttipalveluita, missä yhteydessä kolmas osapuoli käsittelee henkilötietojasi meidän lukuumme.
Saatamme lisäksi luovuttaa henkilötietojasi perintätoimistolle, kun se on tarpeellista maksun valvomiseksi.
Käytämme Procountoria taloushallintoon ja laskutukseen.
Käytämme Heeros-palvelua tuntikirjanpitoon ja tehtyjen toimenpiteiden kirjaamiseen.
Käytämme Facebookkia mainostamisessa ja olemme asentaneet Facebookin pikselin seuraamaan mainostuksen seuraksena verkkosivuillemme tulleiden käyttäjien toimia. Käytämme tätä järjestemää seurataksemme mainonnan tehokkuutta.
Käytämme LinkedIn-palvelua markkinoinnin ja myynnin edistämisessä.
Käytämme Active Campaign-palvelua sähköpostien ja uutiskirjeiden lähettämiseen.
Käytämme Typeform-palvelua kaavakkeiden tekemiseen, joilla keräämme toimeksiantoihin ja asiakaspalautteeseen liittyviä tietoja. Palautetta keräämme myös Google Forms-palvelulla.
Käytämme Slack-pikaviestipalvelua, joka on yhdistetty muihin edellä mainittuihin palveluihin.
Slack-palvelussa näytetään heräteviestejä esimerkiksi uusista yhteydenotoista tai lomakkeiden täytöistä.
9. Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjällä on sopimukset Googlen kanssa, jotka velvoittavat tiedon keräämisen ja käsittelyn tapahtuvan Googlen palveluiden osalta EU-alueella (Googlen tietosuojapolitiikka). HubSpotin osalta tietojen käsittely tapahtuu ensisijaisesti ETA-alueella, mutta varmuuskopiot voivat olla myös ETA-alueen ulkopuolella (HubSpotin
tietosuojapolitiikka). Muiden palveluiden osalta käsittely ja kerääminen tapahtuvat EU-alueella.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakkaan, Verkkosivuston käyttäjän, Prospektien ja Muiden Yhteistyökumppaneiden henkilötietojen suojaaminen on rekisterinpitäjälle tärkeää. Rekisterin tietoihin onkin pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterin tietoihin pääsyä. Kun rekisterin tietoja käsittelee tilaamamme palvelun johdosta kolmas osapuoli (esim. ulkoinen assistentti), solmimme asiaa koskevan
tietojenkäsittelysopimuksen. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tietokoneelle tallennettu aineisto on suojattu kryptaamalla sekä käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
12. Evästeet
Mikä on eväste?
Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivuillaan evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle.
Evästeiden käyttö verkkosivuilla
Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivuillaan sekä istuntokohtaisia, poistettavia evästeitä että käyttäjän selaimeen tallennettavia evästeitä. Istuntokohtaiset evästeet säilyvät käyttäjän selaimen muistissa ainoastaan selaimen aukiolon ajan. Tallennettavien evästeiden tarkoituksena on tunnistaa käyttäjän selain käyttäjän seuraavaa verkkosivustovierailua varten. Lisäksi rekisterinpitäjä käyttää evästeitä seuratakseen
kävijäliikennettä verkkosivuillaan sekä tehdäkseen palvelustaan entistä käyttäjäystävällisempää, turvallisempaa ja sujuvampaa.
Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivuillaan myös Google Analytics verkkoanalyysipalvelua ja Facebook Custom Audience Pixel-palvelua rekisterinpitäjän tietojenkeruutoimintojen toteuttamiseen evästeiden avulla.
Evästeiden käytön estäminen
Käyttäjä voi selainasetuksissaan määritellä, haluaako käyttäjä hyväksyä tai kieltää evästeiden käytön.
Käyttäjä voi myös määritellä selainasetuksen ilmoittamaan verkkosivujen evästeiden käytöstä, jolloin käyttäjä voi hyväksyä evästeiden käytön tapauskohtaisesti. Mikäli käyttäjä estää evästeiden käytön, tämä voi vaikuttaa rekisterinpitäjän verkkosivuston toimivuuteen.