Julkisissa hankinnoissa on paljon rahaa. Ne tarjoavat yrityksille mahdollisuuksia laajentaa toimintaansa ja osallistua yhteiskunnallisesti tärkeiden palveluiden tuottamiseen. Hankintayksiköiden tavoitteena on hankkia laadukkaita palveluita ja tuotteita taloudellisesti tehokkaasti, mikä on julkisten varojen vastuullista käyttöä.
Vaikka lähtökohta on molempia osapuolia hyödyttävä, tarjoajan perspektiivistä prosessiin liittyy usein piirteitä, jotka voivat hidastaa ja monimutkaistaa osallistumista.
1. Osallistumiskelpoisuuden selvittäminen: Tiedon läpinäkyvyys ja saatavuus
Vaikka hankintailmoitukset.fi (HILMA) kokoaa julkiset tarjouspyynnöt, ensimmäinen haaste tarjoajalle on usein selvittää, täyttääkö oma yritys asetetut osallistumisehdot. Hankintayksiköt voivat määritellä ehtoja liittyen esimerkiksi liikevaihtoon, sertifikaatteihin tai toimialakohtaisiin pätevyyksiin, kuten asianajoalalla Suomen Asianajajaliiton jäsenyyteen.
Näiden tietojen löytäminen voi olla aikaa vievää, edellyttäen kirjautumisia, dokumenttien lataamista ja niiden yksityiskohtaista tarkastelua. Optimaalisessa tilanteessa keskeiset soveltuvuusvaatimukset olisivat selkeästi ja välittömästi saatavilla, jotta potentiaaliset tarjoajat voisivat nopeasti kysymykseen: ”Voinko jättää tarjouksen kisaa?” Sen sijaan tarjouspyyntöjen tiivistelmissä korostuvat usein CPV-koodit, valitusosoitteet ja tekniset yksityiskohdat, joiden relevanssi tarjouspäätöksen kannalta ei ole aina välitön.
Toisinaan tarjouskilpailuissa nähdään myös pisteytyskriteerejä tai ehdottomia vaatimuksia asiantuntijoiden kokemukselle, jotka voivat olla markkinatilanteeseen nähden epärealistisia. Tiukat vaatimukset esimerkiksi tietyn alan erikoisosaamisesta voivat rajoittaa tarjoajakuntaa niin, ettei ehdot täyttäviä tarjouksia saada lainkaan, vaikka markkinoilla olisi muutoin päteviä toimijoita. Tällaiset tilanteet saattavat johtua hankintayksikön pyrkimyksestä kohdentaa hankinta tietynlaiselle toimijalle tai puutteellisesta markkinatuntemuksesta. Näiden seikkojen selkeämpi kommunikointi varhaisessa vaiheessa palvelisi kaikkia osapuolia. Julkisten hankintaprosessien palvelumuotoilussa onkin tunnistettavissa kehittämiskohteita. Tarjouspyynnöt olisi helppo räätälöidä tarjoajaystävällisiksi pienin muutoksin.
2. Tarjousprosessin resursointi ja riskit
Tarjousasiakirjojen huolellinen laatiminen sitoo merkittävästi yrityksen resursseja, usein useamman asiantuntijan työpanosta useiden päivien ajan. Koska kyse on kilpailutilanteesta, on aina olemassa riski, ettei panostus johda sopimukseen. Markkinoilla nähdään myös tilanteita, joissa tarjoajat pyrkivät saamaan referenssejä tarjoamalla palveluita erittäin kilpailukykyiseen hintaan.
Sopimuksen voittaminenkaan ei aina takaa liiketoiminnallista hyötyä. Erityisesti puitejärjestelyissä on mahdollista, että etusijalla oleva toimija saa valtaosan toimeksiannoista, jolloin muille sopimuskumppaneille jää vain vähän tai ei lainkaan töitä. Hankintayksikön tarvearvio voi myös muuttua sopimuskauden aikana. On mahdollista, että kukaan hankintapooliin valituista ei saa yhtään tilausta kilpailutuksen perusteella koko kaudella.
Tilanne, jossa allekirjoitettu hankintasopimus ei johda odotettuun määrään toimeksiantoja, voi olla liiketoiminnallisesti vaikea. Lisäksi, jos tällainen sopimus johtaa esteellisyyteen muiden toimeksiantojen suhteen, yritys voi menettää muita liiketoimintamahdollisuuksia samalla, kun se on sitonut resursseja tarjouskilpailuun osallistumiseen.
3. Vaatimusten oikeasuhtaisuus
Hankintayksiköt asettavat usein tarjoajille vaatimuksia esimerkiksi taloudellisesta kantokyvystä ja vastuuvakuutusten laajuudesta. Tarjouspyynnöissä näkee usein, että suhteellisen pienen arvon hankinnoissa edellytetään huomattavan suurta liikevaihtoa ja kattavaa miljoonan euron vastuuvakuutusta. Vertailun vuoksi, Suomen Asianajajaliitto edellyttää jäseniltään 200 000 euron vastuuvakuutusta. Korkean vastuuvakuutuksen ylläpitäminen aiheuttaa jatkuvia kustannuksia koko sopimuskauden ajan, riippumatta toteutuneiden toimeksiantojen määrästä.
Herää kysymys, ovatko tällaiset korkeat kynnykset aina oikeassa suhteessa hankinnan luonteeseen ja riskeihin, ja palvelevatko ne optimaalisesti laadun varmistamista vai rajoittavatko ne tarpeettomasti kilpailua, erityisesti pienten yritysten osalta.
4. Hallinnolliset vaatimukset
Tarjousprosessi tarjoajilta edellytettään tyypillisesti erilaisten todistusten ja selvitysten toimittamista. Hankintayksiköt pyytävät usein rikosrekisteriotteet sekä yritykseltä (yrityssakot) että sen vastuuhenkilöiltä. Oikeusrekisterikeskuksen (ORK) kautta tämä prosessi on osin sähköinen: vastuuhenkilö valtuuttaa yrityksen hakemaan tiedon, yritys tilaa otteen ja toimittaa sen hankintayksikölle.
Yksittäinen ORK-tilaus aiheuttaa 6 euron kustannuksen per todistus. Tämä ei välttämättä kata viranomaisen todellisia käsittely-, postitus- ja laskutuskuluja. Lisäksi tilaavalle yritykselle aiheutuu hallinnollista työtä kulujen käsittelystä. Onneksi kerran hankittu rikosrekisteriote on voimassa 12 kuukautta, mikä mahdollistaa sen hyödyntämisen useissa eri tarjouskilpailuissa. Sähköisen toimituksen rinnalla paperiversio toimitetaan usein edelleen.
Tämä menettely nostaa esiin laajemman kysymyksen prosessien tehostamisesta. Olisiko perusteltua kehittää järjestelmiä, joissa hankintayksiköillä olisi mahdollisuus, tarjoajan valtuutuksella, noutaa tarvittavat tiedot suoraan toisten viranomaisten rekistereistä? Tämä voisi vähentää päällekkäistä työtä ja hallinnollista taakkaa. Voisiko esimerkiksi valittu sopimuskumppani vakuuttaa tietojen oikeellisuuden, jolloin virheellisen tiedon antaminen sanktioitaisiin sopimus- tai rikosoikeudellisen vastuun kautta? Tällaiset ratkaisut voisivat tehostaa prosesseja.
Yrityksen tulee myös toimittaa ajantasaiset tiedot veroveloista ja eläkevakuutusmaksujen hoitamisesta, mikä onnistuu yleensä sähköisesti.
Positiivisena esimerkkinä voidaan mainita juristien tutkintotietojen varmentaminen. Opetushallituksen Opintopolku-palvelu mahdollistaa jaettavan linkin luomisen omiin tutkintotietoihin, jolloin hankintayksikkö voi helposti varmistaa vaaditun pätevyyden.
Kohti datavetoista julkista hankintaa
Tarkasteltaessa julkisia hankintoja tarjoajan silmin on selvää, että prosessiin liittyy useita haasteita aina osallistumiskelpoisuuden selvittämisestä hallinnollisiin vaatimuksiin ja resursointiriskeihin. Nämä aiemmin kuvatut kipukohdat hidastavat ja monimutkaistavat osallistumista. Niiden takana piilee kuitenkin valtava potentiaali, joka voidaan vapauttaa siirtymällä kohti aidosti datavetoista julkista hankintaa.
Alustat ja data keskiössä – Uudet mahdollisuudet tarjoajille ja hankkijoille
Julkisissa hankinnoissa käytettävien alustojen, kuten Hilman, ensisijainen tavoite on yhdistää tarjoajat ja hankintayksiköt. On kuitenkin olennaista ymmärtää, että tarjoukset itsessään ovat mitä suurimmassa määrin dataa: tietoa yrityksen resursseista, osaamisesta, hinnoittelusta ja kyvystä täyttää tietyt vaatimukset. Tämän datan älykkäämpi hyödyntäminen on avain tehokkaampiin ja vaikuttavampiin hankintoihin.
Datan käsittelyä voidaan merkittävästi automatisoida, ja sen pohjalta voidaan tarjoilla sekä tarjoajille että hankintayksiköille huomattavasti nykyistä parempia työkaluja. Tarjoajat voisivat syöttää järjestelmään strukturoidusti tietoa omista lähtökohdistaan – esimerkiksi: ”Meillä on kahdeksan tekoälykonsulttia, joilla on keskimäärin kuuden vuoden kokemus alalta.” Järjestelmän tulisi myös mahdollistaa tarjoajille helppo tapa yhdistää ja päivittää rajapintojen kautta ne tiedot, joita hankintayksiköt toistuvasti pyytävät, kuten talousluvut, sertifikaatit ja vastuuvakuutustiedot. Tämä vähentäisi merkittävästi manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.
Vastaavasti järjestelmä voisi analysoida tarjoajadataa ja antaa hankintayksiköille suosituksia: ”Laskemalla vaadittujen konsulttien määrää kahdella voisitte saada arviolta 30 % enemmän tarjouksia, laajentaen potentiaalista tarjoajakuntaa ja parantaen kilpailua.”
Lisäksi älykäs järjestelmä voisi tarjota aktiivisesti tietoa jakaneelle tarjoajalle personoituja suosituksia. Se voisi esimerkiksi koota viikoittain listan potentiaalisesti sopivista, mutta tarjoajan oman hakuvahdin ulkopuolelle jäävistä tarjouspyynnöistä otsikolla: ”Kokosimme sinulle viimeisen viikon tarjouspyynnöistä sopivimmat.” Järjestelmä voisi esittää näiden sopivuuden prosenttiosuuksina ja jopa ehdottaa toimenpiteitä, kuten tietyn osaajan rekrytointia tai tarjouksen tekemistä yhdessä kumppanin kanssa ryhmittymänä, jotta haastavammatkin ehdot täyttyisivät.
Hilman kehitystarpeet ja datan laatuongelmat
Vaikka Hilma palvelee nykyisellään tarjouspyyntöjen kokoamisessa, sen näkymät on ensisijaisesti suunniteltu hankintayksiköitä varten. Palvelun käyttäjistä nimenomaan tarjoajien käyttökokemusta voitaisiin parantaa suhteellisen helposti käyttöliittymäkehityksellä.
Strategisesti merkittävämpi haaste on kuitenkin Hilman datan laatu ja kattavuus. Valitettavasti Hilma ei tällä hetkellä sisällä juurikaan varsinaista tarjousdataa, kuten tietoa jätettyjen tarjousten sisällöstä tai hinnoista. Myös tiedot tarjoajien pakollisista poissulkemisperusteista tai arviointiperusteista ovat puutteellisia ja vaikeasti hyödynnettävissä automatisoidusti. Lisäksi merkittävä määrä julkisiin hankintoihin liittyvää dataa on hajallaan lukuisilla yksityisillä kilpailutusalustoilla. Tämä arvokas julkinen data ei ole tällä hetkellä kattavasti saatavilla datajohtoisten hankintojen kehittämiseen ja analysointiin.
Visio: Yhteinen data-avaruus ja älykkäämmät hankinnat
Tämän julkisen datan systemaattinen kerääminen, standardointi ja saattaminen julkishallinnon yhteiseen käyttöön tarjoaisi avaimet aidosti fiksumpiin julkisiin hankintoihin. Se mahdollistaisi:
- Paremman markkinaymmärryksen: Hankintayksiköt voisivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä vaatimusten asettelusta ja kilpailutuksen ajoituksesta.
- Ennakoivuuden: Järjestelmät voisivat ennakoida tiettyjen vaatimusten vaikutusta tarjoajakenttään.
- Tehokkuuden: Manuaalinen työ vähenisi sekä tarjoajien että hankintayksiköiden puolella.
- Kustannussäästöt: Parempi kilpailu ja tarkemmin kohdennetut hankinnat johtaisivat julkisten varojen tehokkaampaan käyttöön.
- Laadun parantuminen: Oikein kohdennetut vaatimukset ja laajempi tarjoajakunta voisivat nostaa julkisten palveluiden ja tuotteiden laatua.
Edellisen kerran kun hankinta-suomi 2020 linjasi julkisten hankintojen strategiaa, datan kerääminen ja hyödyntäminen eivät olleet keskiössä. Tällainen muutos edellyttää Hilmaa kehittävältä valtiokonttorilta laajempaa datavisiota ja -strategiaa. Se vaatii myös kykyä asettua aidosti tarjoajan asemaan ja ymmärtää heidän kipupisteitään prosessissa. On myös mahdollista, että tämän vision toteuttaminen edellyttää julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyötä, jossa hyödynnetään yksityisen puolen ketteryyttä ja teknologista osaamista.
Resonin rooli muutoksen tukena
Me Resonilla seuraamme aktiivisesti julkisten hankintojen kehitystä ja uskomme vahvasti datan potentiaaliin prosessien tehostamisessa. Tarjoamme asiantuntemustamme paitsi nykyisten hankintaprosessien navigoinnissa, hankintasopimuksiin liittyvissä kysymyksissä ja hankintavalituksissa, myös laajemmin julkisten hankintojen strategisessa kehittämisessä ja uusien, datalähtöisten ratkaisujen ideoinnissa. Olemme valmiita auttamaan yrityksiä ja julkisia toimijoita matkalla kohti älykkäämpiä ja tehokkaampia julkisia hankintoja.